Pernahkah anda melihat sebuah kendaraan dengan logo suatu perusahaan? Di lain waktu, anda menjumpai kendaraan jenis lain dengan logo yang sama. Anda tak salah lihat karena armada sebuah perusahaan atau organisasi bisa bermacam-macam jenisnya tergantung kebutuhan perusahaan tersebut.

Seiring dengan perkembangan sebuah perusahaan atau organisasi maka semakin beragam dan bertambah pula armada yang dibutuhkan untuk operasional. Ada armada yang diperuntukkan karyawan, armada untuk produksi, armada untuk distribusi dan lain-lain.

Dengan bertambahnya jenis dan jumlah armada tersebut, tentunya tak mudah untuk mengatur semuanya agar terpelihara dengan baik dan dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya secara efektif dan efisien. Disinilah pentingnya manajemen armada yang dapat mengatur kelancaran dan keberlangsungan armada agar dapat terkontrol dengan baik. Manajemen tersebut harus memiliki system yang dapat mengakomodir semua kebutuhan armada hingga orang-orang yang bekerja di dalamnya.

Dengan kata lain manajemen armada atau Fleet Managemen System adalah suatu rangkaian kegiatan (sistem) pengelolaan, pemantauan, dan usaha untuk mengoptimalkan kinerja armada yang ada di dalam sebuah perusahaan atau organisasi. 

Manajemen armada mencakup segala aspek yang berhubungan dengan armada seperti peningkatan produktivitas, waktu service, peningkatan keselamatan pengemudi, pemantauan real time hingga efisiensi bahan bakar. Dan untuk memenuhi itu semua tidak hanya dibutuhkan perangkat keras namun juga perangkat lunak. 

Sebuah manajemen armada memiliki beberapa komponen agar dapat bekerja dengan efektif dan efisien. 

Berikut ini contoh komponen utama pada sebuah manajemen armada :

1. Piranti lunak (software)

Komponen ini bertugas sebagai penghubung antar komponen dan pegawai yang mengontrol manajemen armada

2. Alat pelacak dan data selular

Sebagai komponen penting dalam manajemen armada, data selular dan pelacakan GPS ini dapat memberikan data-data penting yang dibutuhkan secara real time. Alat pelacak yang digunakan ada bermacam-macam, seperti piranti lunak pada ponsel, alat pelacak pada kendaraan (GPS), hingga kartu bahan bakar untuk memantau penggunaan bahan bakar.

3. Armada

Armada atau kendaraan juga menjadi salah satu komponen utama dalam manajemen armada. Dimana pemilihannya disesuaikan dengan kebutuhan dan fungsinya.

4. Manajemen perawatan

Dengan memanfaatkan piranti lunak maka akan diketahui bagaimana kondisi kendaraan dan jadwal perawatannya.

5. Analisis data dan laporan

Data operasional yang telah terkumpul dianalisis untuk kemudian dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Komponen utama tersebut saling berhubungan dan bersinergi sehingga sistem manajemen armada dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Keberadaan manajemen armada atau Fleet System Manajemen sangat membantu kelancaran dalam operasional. Dan hendaknya tidak usah menunggu jumlah armada dalam jumlah tertentu untuk membuat sebuah manajemen armada. Dengan menerapkan sistem yang baik dari awal maka seiring dengan bertambahnya armada akan semakin lancar pula dalam pengelolaannya.

Pentingnya manajemen armada untuk segera diterapkan karena memiliki banyak sekali manfaat, berikut ini beberapa diantaranya.

Manfaat Manajemen armada :

1. Dapat meningkatkan Efisiensi Operasional

Efisiensi dapat dilakukan dengan cara memantau biaya operasional dan melakukan evaluasi rute. Untuk meminimalisir biaya operasional, misalnya dengan membuat jadwal service yang lebih terorganisir, mengurangi biaya asuransi dengan cara peningkatan record armada dan mengurangi biaya bahan bakar yang tidak penting. Sedangkan evaluasi rute dilakukan dengan cara membuat jadwal yang lebih efisien, memilih rute yang lebih pendek dan adaptasi terhadap situasi lalu lintas.

2. Dapat memperbaiki sistem monitoring dan reporting

Penggunaan perangkat lunak yang dihubungkan dengan GPS merupakan inti dari manajemen armada. Hal ini memungkinkan untuk dapat melakukan pelacakan kendaraan secara real time sehingga diperoleh data menyeluruh yang bermanfaat saat pelaporan. Beberapa informasi yang bisa diperoleh antara lain kinerja pengemudi, penggunaan bahan bakar dan pemilihan rute, data historis untuk analisis tren dan pengambilan keputusan di waktu yang akan datang.

3. Dapat meningkatkan manajemen perawatan

Armada yang dirawat secara rutin dapat meminimalisir kemungkinan kerusakan dan dapat memperpanjang usia penggunaan. Dengan manajemen perawatan bisa mendapatkan pemberitahuan otomatis tentang jadwal perawatan armada. Waktu perawatan disesuaikan dengan data pemakaian kendaraan dan data yang diterima dapat dijadikan bahan analisis untuk menentukan performa kendaraan.

Manajemen perawatan juga dapat meminimalisir downtime kendaraan dengan cara mengidentifikasi kerusakan kendaraan untuk mencegah kondisi lebih parah. Selain itu juga bisa dimanfaatkan untuk menjadwalkan perawatan armada diluar jam operasional agar tidak mengganggu produktivitas.

4. Meningkatkan keselamatan

Fleet manajemen system atau manajemen armada menyediakan tools yang secara langsung dapat memantau perilaku pengemudi secara real time. Dengan demikian dapat diketahui berapa kecepatan mengemudinya, waktu mengemudi hingga pengereman mendadak. Informasi yang sedemikan detilnya ini bermanfaat untuk memberikan feedback kepada pengemudi dan dasar pembinaan terhadap pengemudi berdasar track recordnya.

Kemampuan monitoring seperti ini juga memudahkan untuk memastikan pengemudi taat kepada aturan sehingga mengurangi resiko denda akibat melanggar peraturan sehingga citra positif perusahaan dapat terjaga.

5. Aset dapat bekerja secara optimal

Kecanggihan manajemen armada dapat dimanfaatkan untuik memastikan apakah aset bekerja secara optimal. Hal ini penting sekali,  agar dapat mengidentifikasi armada yang dinilai kurang dalam kinerja. Kemudian data yang diperoleh digunakan sebagai dasar analisis untuk menentukan distribusi kendaraan agar sesuai dengan kebutuhan.

6. Meningkatkan manajemen resiko menjadi lebih baik

Kemudahan monitoring secara real time didukung dengan tools canggih lainnya dapat membantu untuk mengidentifikasi potensi resiko terkait operasional. Misalnya kondisi kendaraan yang tidak optimal untuk menentukan langkah mitigasi selanjutnya untuk menjaga keselamatan pengemudi.

7. Memberikan rasa aman terhadap pengemudi dan perusahaan

Manajemen armada memiliki sistem alarm otomatis yang memberitahukan jika terjadi pencurian atau penggunaan kendaraan tanpa izin. Adanya notifikasi ini memungkinkan terjadinya penyelesaian permasalahan tanpa menimbulkan resiko lebih dalam.

8. Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan

Pemilihan rute yang efisien dan pemahaman terhadap kondisi lalu lintas dapat membantu untuk memberikan estimasi waktu kedatangan yang lebih akurat kepada pelanggan. Pelanggan juga dapat memantau secara real time, dampaknya adalah kepuasan pelanggan semakin meningkat.

9. Kemudahan integrasi dengan sistem lain

Manajemen armada adalah satu dari sekian banyak sistem yang beroperasi dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Manajemen armada dirancang sedemikian rupa agar mudah berintregrasi dengan sistem lain. Hal ini didukung oleh beberapa hal seperti kemudahan pertukaran data dengan departemen lain, tersedianya insight menyeluruh untuk kemudahan dalam pengambilan keputusan, adanya platform terpusat yang memudahkan monitoring dan lain-lain.

10. Mudah dalam pengambilan insight untuk analisis lebih lanjut

Data adalah faktor penting dalam pengambilan keputusan, dengan adanya data dapat diperoleh bagaimana tren yang sedang berjalan untuk kemudian dianalisis sehingga dapat menentukan strategi bisnis selanjutnya.

Nah itulah 10 manfaat manajemen armada yang dapat diterapkan pada perusahaan maupun organisasi. Berbagai manfaat di atas mengingatkan kita akan pentingnya manajemen armada untuk kinerja yang lebih efisien, kepuasan pelanggan yang meningkat dan manajemen resiko yang lebih baik. Dan tak kalah penting pastikan untuk selalu menggunakan data selular yang tahan di segala cuaca dan tersebar hingga ke pelosok untuk ketepatan dan kecepatan data.

Manajemen armada jika di terapkan dengan baik tidak hanya sebagai tools yang membantu untuk kemajuan perusahaan, lebih dari itu, manajemen armada adalah sebuah investasi strategis bagi keberlangsungan perusahaan.